Làm sao để làm việc hiệu quả (và không bị burnout)?
Có những ngày rất bận rộn nhưng cuối ngày vẫn thấy mình chưa làm được điều gì thật sự quan trọng.
Chủ đề:
Có những ngày chúng ta ngồi trước máy tính từ sáng đến tối. Họp, trả lời tin nhắn, xử lý email, làm việc này rồi chuyển sang việc khác. Đến cuối ngày, người rất mệt nhưng những việc thực sự quan trọng lại chưa đi được bao xa.
Cũng có những ngày công việc không ít hơn, nhưng cảm giác khác hẳn. Một vài việc được làm đến nơi đến chốn. Có khoảng thời gian đủ yên để suy nghĩ. Có lúc đứng dậy đi ăn trưa, đi bộ một chút hoặc đơn giản là không tiếp nhận thêm thông tin.
Khác biệt đôi khi không nằm ở việc chúng ta làm được bao nhiêu, mà ở cách chúng ta sử dụng sự chú ý và năng lượng trong suốt một ngày làm việc.
Làm việc hiệu quả không chỉ nằm ở những gì chúng ta hoàn thành hôm nay, mà còn ở việc cách làm đó có thể duy trì được bao lâu mà không khiến mình cạn kiệt.
Sự chú ý
Một trong những thứ dễ cạn nhất trong ngày làm việc không phải thời gian, mà là sự chú ý.
Bạn đang viết báo cáo thì có tin nhắn đến. Đang trả lời tin nhắn lại nhớ ra một email. Vừa mở email thì thấy thêm một thông báo. Khi quay lại tài liệu, vài phút đã trôi qua nhưng mạch suy nghĩ cũng đã bị đứt.
Nghiên cứu của Mark, Gudith và Klocke (2008) cho thấy khi bị gián đoạn, con người có xu hướng làm việc nhanh hơn để bù lại thời gian đã mất, nhưng đồng thời cũng cảm thấy áp lực và căng thẳng hơn.
Mỗi lần chuyển từ việc này sang việc khác không chỉ lấy đi vài phút. Đầu óc cũng phải mất thêm một khoảng để nhớ lại mình đang làm gì, đang nghĩ đến đâu và cần tiếp tục từ chỗ nào.
Nếu điều đó lặp lại cả ngày, chúng ta có thể rất bận nhưng lại hiếm khi thật sự ở trong một việc đủ lâu để làm nó đến nơi.
Vì vậy, đôi khi điều cần làm không phải là cố tập trung hơn, mà là bớt những thứ liên tục kéo sự chú ý của mình đi. Tắt bớt thông báo, để điện thoại xa khỏi tầm mắt, hoặc giữ lại một khoảng thời gian đủ yên cho những việc cần suy nghĩ sâu.
Không phải mọi việc đều cần sự chú ý ngay lập tức.
Nhịp nghỉ
Chúng ta thường tự nhắc bản thân rằng: “Ráng làm cho xong rồi nghỉ.”
Nếu còn một việc chưa hoàn thành, chúng ta thường cố thêm một chút. Thêm một email, thêm mười phút, thêm một phần nữa. Đến khi mắt mỏi, đầu nặng và rất khó tập trung mới chịu đứng dậy.
Nhưng cơ thể không phải lúc nào cũng đợi chúng ta cho phép mới bắt đầu mệt.
Một phân tích tổng hợp của Albulescu và cộng sự (2022) cho thấy những khoảng nghỉ ngắn trong lúc làm việc có thể giúp duy trì năng lượng và giảm cảm giác mệt mỏi.
Vì vậy, nghỉ không nhất thiết phải là thứ chúng ta nhận được sau khi đã làm xong hết mọi việc. Đôi khi, nó chỉ là một khoảng nhỏ để cơ thể được thở trước khi tiếp tục.
Đứng dậy lấy nước, đi bộ vài phút, ăn trưa mà không nhìn màn hình, hoặc ngồi yên một lúc đều có thể trở thành những khoảng dừng như thế.
Không phải để làm việc nhiều hơn, mà để chúng ta không phải đi đến cuối ngày trong một trạng thái đã hoàn toàn cạn sức.
Sổ Yêu của Flowable cũng được tạo ra cho những khoảng dừng như thế: một nơi để thực hành biết ơn, quan sát bản thân và chậm lại một chút trước khi tiếp tục với phần còn lại của ngày.
Tư duy rời khỏi công việc
Chúng ta có thể rời khỏi chỗ làm nhưng chưa thật sự rời khỏi công việc.
Laptop đã đóng, nhưng email chưa trả lời, cuộc họp ngày mai hay một việc còn dang dở vẫn cứ quay lại trong đầu.
Nghiên cứu về quá trình hồi phục sau công việc cho thấy khả năng tạm tách khỏi những suy nghĩ về công việc có liên quan đến việc hồi phục sau những nỗ lực trong ngày (Bennett, Bakker & Field, 2018).
Điều này không dễ. Khi một việc còn chưa xong, rất khó tự nhủ rằng “thôi, không nghĩ nữa”. Nhất là khi chúng ta quan tâm đến công việc và sợ mình bỏ sót điều gì đó.
Nhưng việc chưa xong không có nghĩa là mình phải tiếp tục mang nó trong đầu.
Chúng ta có thể ghi lại việc còn dang dở, xác định bước tiếp theo cho ngày mai, rồi để nó lại ở đó. Khi ý nghĩ về công việc quay lại, không nhất thiết phải giải quyết ngay. Chỉ cần biết rằng mình sẽ quay lại với nó vào một thời điểm khác.
Có những ngày công việc vẫn theo chúng ta về nhà. Có lẽ cũng không cần ép mình buông ngay. Chỉ cần nhớ rằng mình có thể quan tâm đến công việc, mà vẫn cho phép bản thân có một khoảng thời gian không cần làm gì với nó.
Dùng sức đúng chỗ
Không phải công việc nào cũng cần cùng một loại năng lượng.
Viết, phân tích, lên ý tưởng hay giải quyết một vấn đề khó cần nhiều sự tỉnh táo hơn trả lời email hoặc xử lý giấy tờ. Nhưng chúng ta lại rất dễ dành phần năng lượng tốt nhất cho những việc vừa xuất hiện trước mắt.
Đến khi ngồi xuống làm việc quan trọng, đầu óc đã qua quá nhiều lần chuyển đổi và không còn đủ sức để suy nghĩ sâu. Ta vẫn bận rộn cả ngày, nhưng phần tốt nhất của mình lại được tiêu vào những việc không quá quan trọng.
Vì vậy, thay vì cố tối ưu từng phút, hãy để ý khi nào mình tỉnh táo nhất và điều gì thực sự cần đến trạng thái đó.
Nếu buổi sáng là lúc đầu óc sáng rõ hơn, có thể dành khoảng thời gian ấy cho việc khó. Những việc đơn giản hơn có thể để lại sau, khi năng lượng đã giảm.
Một ngày kín lịch chưa chắc là một ngày hiệu quả. Đôi khi, điều cần sắp xếp không phải là thêm việc vào lịch, mà là biết giữ lại một phần sức cho những việc thực sự quan trọng.
Không cần làm nhiều hơn, quan trọng là dành phần tốt nhất của mình cho đúng chỗ.
Tìm thấy trạng thái “dòng chảy” trong công việc
Có bao giờ bạn bắt đầu làm một việc và càng làm càng tập trung?
Không còn muốn kiểm tra điện thoại, không để ý thời gian trôi và cảm giác như mình đang thực sự ở trong công việc.
Nhà tâm lý học Mihaly Csikszentmihalyi gọi trải nghiệm này là “Flow” – trạng thái dòng chảy.
Flow thường xuất hiện khi mục tiêu tương đối rõ, thử thách vừa đủ với khả năng và chúng ta có thể nhận ra mình đang tiến bộ trong quá trình làm việc. Khi ấy, sự chú ý không còn phải liên tục được kéo trở lại. Nó tự nhiên ở lại với điều đang làm.
Và có lẽ đây là điểm khiến sự khác biệt trong cách chúng ta trải nghiệm công việc trở nên rõ ràng hơn. Chúng ta không chỉ cố làm cho xong một nhiệm vụ, mà bắt đầu có cảm giác hứng thú với chính việc suy nghĩ, giải quyết và đi tiếp từng bước.
Không phải công việc nào cũng tạo ra Flow. Nhưng chúng ta có thể tạo thêm cơ hội cho trạng thái ấy bằng cách chọn một việc đủ quan trọng, giảm bớt gián đoạn và cho mình đủ thời gian để thật sự đi vào công việc.
Đôi khi, làm việc hiệu quả không phải là ép mình cố thêm, mà là tạo ra một không gian đủ tốt để mình có thể tập trung và tận hưởng điều mình đang làm.
Lời kết
Chúng ta không cần biến mình thành một cỗ máy lúc nào cũng phải tập trung và làm việc hết công suất.
Có ngày nhiều năng lượng, có ngày chậm hơn. Có ngày làm được rất nhiều, cũng có ngày chỉ đủ sức hoàn thành một việc quan trọng.
Làm việc hiệu quả không phải là ép mình làm liên tục. Đó là tìm được một nhịp làm việc để công việc vẫn tiến lên, nhưng mình cũng còn đủ sức cho cuộc sống của mình.
Vẫn có những lúc phải cố gắng, bởi công việc cũng là một phần quan trọng và có ý nghĩa trong cuộc sống. Nhưng bên cạnh những điều cần hoàn thành, chúng ta cũng cần biết khi nào nên nghỉ, chậm lại và đặt công việc xuống.
Vì vậy, mong bạn cũng thương lấy mình một chút.
Làm việc nghiêm túc, theo đuổi điều mình muốn, nhưng đừng quên giữ lại một phần năng lượng cho những người mình thương, cho những điều mình thích, và cho chính mình.
By Flowable
Câu hỏi thường gặp
Vì sao làm việc nhiều vẫn chưa thật sự hiệu quả?
Làm việc nhiều vẫn có thể kém hiệu quả nếu sự chú ý liên tục bị gián đoạn và năng lượng tốt nhất bị tiêu vào những việc ít quan trọng. Mỗi lần chuyển việc khiến đầu óc cần thời gian để nhớ lại mạch suy nghĩ. Vì vậy, một ngày bận rộn chưa chắc giúp những nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đến nơi.
Khoảng nghỉ ngắn giúp duy trì năng lượng thế nào?
Khoảng nghỉ ngắn tạo cơ hội để cơ thể thở và giảm cảm giác mệt mỏi trong quá trình làm việc. Đứng dậy lấy nước, đi bộ vài phút, ăn trưa không nhìn màn hình hoặc ngồi yên một lúc đều có thể trở thành khoảng dừng. Nghỉ không nhất thiết phải chờ đến khi mọi việc đã hoàn tất.
Làm sao để tách khỏi công việc sau giờ làm?
Bạn có thể ghi lại những việc còn dang dở, xác định bước tiếp theo cho ngày mai rồi để chúng lại ở đó. Khi ý nghĩ về công việc quay lại, chưa cần giải quyết ngay nếu chưa đến thời điểm phù hợp. Cách này giúp ghi nhận trách nhiệm với công việc mà vẫn tạo ra khoảng thời gian không cần tiếp tục xử lý nó.
Làm sao tạo điều kiện cho trạng thái dòng chảy?
Trạng thái dòng chảy dễ xuất hiện hơn khi mục tiêu tương đối rõ, thử thách vừa đủ với khả năng và bạn nhận ra mình đang tiến bộ. Có thể tạo thêm cơ hội bằng cách chọn một việc đủ quan trọng, giảm gián đoạn và dành đủ thời gian để đi sâu vào công việc.
Tài liệu tham khảo
- Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. CHI Conference.
- Albulescu, P., et al. (2022). Give me a break! A systematic review and meta-analysis on the efficacy of micro-breaks. PLOS ONE, 17.
- Bennett, A. A., Bakker, A. B., & Field, J. G. (2018). Recovery from work-related effort: A meta-analysis. Journal of Organizational Behavior, 39(3), 262–275.
- Csikszentmihalyi, M. (1990). Flow: The psychology of optimal experience. Harper & Row.